Information/Datenschutzhinweise (gem. Art. 13 DS-GVO)
ethikPool
 

1. Name und Anschrift des Verantwortlichen 
   
   Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze  der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist der: 
   
   Rektor der RWTH Aachen University
   Templergraben 55
   52062 Aachen (Hausanschrift)
   52056 Aachen (Postanschrift)
   Telefon: +49 241 80 1
   Telefax: +49 241 80 92312    
   E-Mail: rektorat@rwth-aachen.de
   Website: www.rwth-aachen.de/rektorat
   
   Für die Umsetzung von ethikPool:
   
   RWTH Aachen University 
   Abteilung 1.1 – Akademische Angelegenheiten, Prüfungs- und Hochschulrecht 
   Leitung der Einrichtung Anne Brücher
   Karmeliterstraße 6
   52064 Aachen
   Kontakt: ethik@rwth-aachen.de 
    
2. Name und Anschrift der Datenschutzbeauftragten 
   
   Erreichbarkeit der behördlich bestellten Datenschutzbeauftragten:
   
   Stabsstelle Datenschutz der RWTH Aachen University:
   Templergraben 83
   52062 Aachen (Hausanschrift)
   52056 Aachen (Postanschrift)
   Deutschland
   Telefon: +49 241 80 94114
   E-Mail: dsb@rwth-aachen.de
    
3. Allgemeines zur Datenverarbeitung
    
   1. Gegenstand und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten 
      Die Software ethikPool dient der Erfassung von Ethikanträgen zu Forschungsprojekten und deren Aufbereitung zum Versand an die Mitglieder der fakultätsübergreifenden Ethikkommission zur Vorbereitung der Sitzungen bzw. zur Abstimmung über die Anträge. Die Daten werden zum Zwecke der elektronischen Bearbeitung und Einreichung von Anträgen durch die Antragstellenden, die elektronische Aktenführung und Sachbearbeitung sowie zur Kommunikation zwischen Antragstellenden, Geschäftsstelle der fakultätsübergreifenden Ethikkommission und Mitgliedern der fakultätsübergreifenden Ethikkommission verarbeitet. Im Rahmen des Projekts „ethikPool“ werden die folgenden Daten verarbeitet: Kontaktdaten dienstlich (Name, Adresse, Telefon, E-Mail), Name der Institutsleitung und Schriftverkehr.
       
   2. Empfänger der Daten
      Interne Empfänger:innen personenbezogener Daten zur Bearbeitung der Anträge sind die gewählten Kommissionsmitglieder sowie Stellvertretungen und Personen aus der zentralen Hochschulverwaltung, die die Kommission organisatorisch und inhaltlich unterstützen.
      Externe Empfängerin der personenbezogenen Daten ist die SmartQ GmbH in Bochum als Clouddienstleister auf Basis eines abgeschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrages.
       
   3. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten 
      Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit ethikPool erfolgt im Rahmen der Gremienarbeit der Hochschule, die zu den Aufgaben der Hochschule gehört. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. e), Abs. 3 DSGVO i.V.m. §§ 3 Abs. 1, 70 Abs. 1, 71 Abs. 1 HG, § 18 Abs. 1 DSG NW.
       
   4. Datenlöschung und Speicherdauer 
      Die oben genannten personenbezogenen Daten werden so lange gespeichert, wie sie für die oben genannten Zwecke benötigt werden.
      
      Die Anträge werden 10 Jahre nach Bekanntgabe des Votums (§ 3 Richtlinien zur Aufbewahrung, Aussonderung, Archivierung und Vernichtung von Akten und Unterlagen der RWTH - Stichwort: Forschungsprojekte - Anträge) gelöscht.
      
       
4. Rechte der betroffenen Person
    
   Werden personenbezogene Daten von dem/der Betroffenen verarbeitet, stehen ihm/ihr folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu. 
   
   Der/ die Betroffene hat gemäß Artikel 15 ff. DS-GVO dem Verantwortlichen gegenüber unter den dort definierten Voraussetzungen das Recht auf Auskunft über die betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit. Auch hat er/sie gemäß Artikel 77 DS-GVO das Recht der Beschwerde bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde (https://www.ldi.nrw.de/kontakt), wenn der/die Betroffene der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der ihn/sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen diese Verordnung verstößt. Wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung des/der Betroffenen beruht (vgl. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a), Art. 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO), hat er/sie ferner das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird; dieser entfaltet seine Wirkung erst für die Zukunft.

   Zur Ausübung der vorgenannten Rechte sendet der/ die Betroffene eine E-Mail an ethik@rwth-aachen.de